Opinião.13 Mai 2012

Uma forma eficaz de lidar com o email

Esta semana li um artigo no site da revista Harvard Business Review sobre como impedir que o email consuma todo o nosso tempo enquanto estamos a trabalhar.
O problema é conhecido por todos nós, ou pelo menos por uma grande parte. Os emails chegam e temos a tendência de ir ver sobre que é e responder; outras vezes os emails trazem attachments ou links e damos por nós a ler algo completamente diferente daquilo em que estávamos a trabalhar e que muitas vezes nem sequer tem a ver connosco ou com as nossas atividades. E mesmo que não paremos logo a tarefa que temos em mãos aquela bandeirinha, ou aquele envelope, no canto do ecrã não nos deixa descansar... a curiosidade acaba sempre por ser mais forte e lá vamos nós consultar o email.

A estratégia sugerida no artigo é relativamente fácil de implementar. Só dedicar ao email breves períodos durante o dia. Por exemplo, meia hora de manhã e meia hora à tarde. Durante o resto do dia o email está pura e simplesmente fechado.
Sempre que consultarmos o email o objetivo é esvaziar a caixa de entrada - Inbox. Os emails ou são apagados, ou são movidos para pastas consoante os assuntos a que se referem. Os emails devem ser tratados por ordem crescente de tempo necessário. Primeiro aqueles de resposta rápida e sem necessidade de consulta; a seguir os que obrigam a consultar documentos para se poder responder e por fim os emails com attachments e com links. E sempre sem exceder o tempo que decidimos dedicar ao email. Se não for possível processar todos os emails deve haver uma pasta própria para estes emails para que no próximo período de consulta de emails sejam facilmente identificáveis.

Cada caso é um caso e há pessoas cujo trabalho depende essencialmente das trocas de emails. Mas para todos os que consideram que o email é uma distração e um sorvedouro de tempo aqui fica uma estratégia que se calhar vale a pena por em prática.

O link para o artigo é http://blogs.hbr.org/bregman/2012/05/a-super-efficient-email-proces.html

Escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico

Fernando Pina