Opinião. 5 Jan 2011

Planeamento & Gestão

A gestão do tempo é um dos maiores desafios para os Designers e por isso um dos factores determinantes para o sucesso ou fracasso dos projectos em que estão envolvidos.

Uma das formas mais comuns de desperdiçar tempo é não ter um planeamento e prioridades para as tarefas do dia-a-dia.

Fazer esta gestão do tempo não é difícil e é geralmente uma questão de hábito. No final de cada semana analisar os projectos em curso e fazer uma lista das tarefas que é necessário completar na semana seguinte, pegando depois nessa lista e dividindo-a pelos dias da semana respeitando as prioridades de cada tarefa é uma das abordagens possíveis.
Por outro lado todos temos consciência que há horas do dia em que rendemos mais e outras em que temos maior dificuldade em concentrar-nos. É portanto importante fazer o planeamento de modo a colocar as tarefas que requerem maior concentração ou criatividade nos períodos em que somos mais eficientes. As restantes horas devemos ocupá-las com tarefas rotineiras.

Devemos ter em atenção que há muitas tarefas que apesar de necessárias funcionam muitas vezes como distrações pelo que é aconselhável restringi-las ou concentrá-las num determinado período do dia. Em vez de mantermos o e-mail aberto o dia todo e consultar cada mensagem no momento em que a recebemos, podemos em vez disso abri-lo apenas no início do dia, a seguir ao almoço e no final do dia.

Uma prática comum nos Designers é trabalhar muitas horas seguidas, principalmente quando os prazos são mais apertados. Embora esse pareça o único caminho para conseguir terminar os projectos a tempo e horas nem sempre é a solução mais eficaz. Reduzir o número de horas que se trabalha obriga também a organizar melhor o tempo e a estabelecer prioridades. Ter uma hora de saída definida ajuda a que se procure optimizar o tempo de modo a concluir as tarefas que foram definidas para esse dia. Reduzir o número de horas de trabalho ajuda assim a manter a "frescura" indispensável para preservar a criatividade e a capacidade de nos concentrarmos. Ao reduzir o número de horas devemos ter o cuidado de manter as horas em que o nosso rendimento é superior.

É também indispensável avaliar a forma como utilizamos as horas de trabalho pois só assim conseguimos identificar falhas e introduzir melhorias. Como todos sabemos é fácil desenvolver hábitos e mesmo sem dar por isso ficar preso a formas de trabalhar que por vezes não são as mais eficazes.

Como gerimos o tempo depende essencialmente da forma como gostamos de trabalhar e da nossa capacidade para analisar e reajustar os nossos processos.

Jorge Mendes