Opinião.24 Out 2013

Assinatura de E-mail

Apesar de ser um elemento simples e com um propósito claro é muito fácil cair no exagero no momento de criar a nossa assinatura de e-mail. Para alguns utilizadores a assinatura de e-mail é apenas um detalhe, mas este elemento determina o tom de todos os e-mails que enviamos!

Geralmente é composta por contactos alternativos ao e-mail, o nome, cargo e designação da empresa com o intuito de ajudar o destinatário a identificar o emissor e levá-lo a interpretar a mensagem como um assunto de trabalho.

Algumas ferramentas de e-mail convertem os url's em links, mas nem todas, pelo que devemos inserir o url completo na assinatura em vez de fazer apenas um link sobre a designação da empresa - One Small Step. Desta forma será também mais fácil copiar o endereço e inseri-lo num browser.

A assinatura de e-mail não deve ser extensa, habitualmente 3 linhas são suficientes. Não é suposto relatar a história da nossa vida. A ideia é dizer quem somos e como podemos ser contactados.

Incluir

  • Nome
  • Empresa e Cargo
  • Contactos

Não é necessário, nem correto, incluir 10 formas de entrar em contacto connosco, tal como nos sites devemos singir-nos ao essencial, só assim saberão qual o meio pelo qual preferimos ser contactados. Utilizar 3 linhas e um máximo de 72 carateres por linha porque algumas ferramentas quebram a linha nos 80 carateres.

Não Incluir

  • Conta do Twitter ou do Skype;
  • Telefone ou morada de casa
  • Outros URL's sem ser o da empresa;
  • Mensagens ou Citações;
  • Elementos do CV ou da Experiência Profissional

As citações podem ser interessantes para os nossos amigos, a nível profissional podem interferir com o teor do e-mail.

Algo que devemos evitar por completo é transformar toda a assinatura de e-mail numa imagem. É verdade que vai ser apresentada exatamente como pretendemos, mas tem uma série de limitações. Aumenta o peso do e-mail, será bloqueada, ou colocada como attachment, na maioria das ferramentas e não permite copiar os dados para os inserir num browser ou num novo e-mail no caso do endereço.

As imagens devem ser usadas com algum cuidado, devem ser pequenas, geralmente 50x50 pixels é suficiente para colocar o logótipo da empresa de forma legível. Se queremos ser levados a sério a nível profissional não deve incluir animações! O logótipo ou outra imagem qualquer às piruetas não abonam a nosso favor.

A forma correta para incluir o logótipo na assinatura é fazer o upload do ficheiro para o alojamento do site da empresa e depois estabelecer a ligação com a mesma. Por exemplo, carregar a imagem para http://www.exemplo.com/imagens/logotipo.gif e depois na assinatura de e-mail inseri-la da seguinte forma - <img src="http://www.exemplo.pt/imagens/logotipo.gif" width="50" height="50" alt="exemplo logotipo" />

Para concluir, não devemos esquecer que a assinatura de e-mail deve ser identificada indistintamente como tal e não deve fundir-se com o corpo/texto do e-mail.

Jorge Mendes